Title (T): Beleid tegen witwassen en KYC voor Holland Casino Valkenburg in België
Description (D): Officieel beleid tegen witwassen en KYC van Holland Casino Valkenburg: identificatieplicht, transactiemonitoring, meldplicht en bewaartermijnen.
H1: Beleid tegen witwassen en KYC
1. Toepassingsgebied en wettelijk kader
Holland Casino Valkenburg is als exploitant van kansspelen in België een onderworpen entiteit in de zin van de Wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna: “AML-wet”). De onderneming is gehouden een intern beleid tegen witwassen en KYC te handhaven dat voldoet aan de Belgische AML-wet, de Europese anti-witwasrichtlijnen en de richtlijnen van de Belgische Kansspelcommissie.
Dit beleid beschrijft de procedures en maatregelen die worden toegepast om witwassen van geld en financiering van terrorisme te voorkomen, te detecteren en te melden. Het geldt voor alle spelers die een zakelijke relatie aangaan of transacties verrichten met Holland Casino Valkenburg.
2. Risicogebaseerde aanpak
Bij de toepassing van maatregelen tegen witwassen en KYC wordt een risicogebaseerde benadering gehanteerd. Voor elke speler wordt een risicoprofiel opgesteld op basis van onder meer:
- Kenmerken van de klant (natuurlijke persoon, rechtspersoon, PEP-status)
- Aard van de gebruikte producten en diensten
- Transactiegedrag en -volume
- Geografische factoren (land van herkomst, woonplaats)
- Gebruikte betaalkanalen
De intensiteit van de waakzaamheidsmaatregelen is evenredig aan het vastgestelde risico. Spelers met een hoger risicoprofiel worden onderworpen aan verscherpte waakzaamheid (Enhanced Due Diligence).
3. Identificatie- en verificatieplicht (KYC)
3.1. Momenten waarop identificatie verplicht is
De identiteit van een speler moet worden vastgesteld en geverifieerd in de volgende gevallen:
- Bij het aangaan van een zakelijke relatie (online kansspelen)
- Wanneer een speler een inzet van 2.000 EUR of meer wil plaatsen
- Wanneer een speler een uitbetaling van 2.000 EUR of meer aanvraagt
- Bij een vermoeden van witwassen of financiering van terrorisme
- Wanneer twijfel bestaat over de juistheid of volledigheid van eerder verkregen identificatiegegevens
3.2. Vereiste identificatiegegevens
Voor de identificatie van een natuurlijke persoon worden ten minste de volgende gegevens geregistreerd:
- Naam en voornaam
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adres (woonplaats)
Deze gegevens worden geverifieerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs (identiteitskaart, paspoort of gelijkwaardig document) voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan of een transactie wordt uitgevoerd.
3.3. Verificatie van betaalmiddelen
Bij de eerste controle wordt het betaalmiddel van de speler geverifieerd. Daarbij wordt nagegaan of het betaalmiddel wettig is en daadwerkelijk toebehoort aan de geïdentificeerde speler. Indien deze verificatie niet mogelijk is, wordt de zakelijke relatie of de transactie geweigerd.
3.4. Kenmerken en doel van de transactie
Naast de identificatie worden de kenmerken van de speler en het doel en de aard van de voorgenomen transacties onderzocht. Er wordt beoordeeld of de transacties in overeenstemming zijn met het profiel van de speler en of zij kennelijk bedoeld zijn als deelname aan kansspelen.
4. Permanente waakzaamheid en transactiemonitoring
Het gedrag van spelers en hun transacties wordt voortdurend gemonitord (permanente waakzaamheid). Deze monitoring omvat onder meer:
- Het volgen van transactiepatronen en -volumes
- Het detecteren van atypische of ongebruikelijke transacties
- Het vergelijken van transacties met het vastgestelde klantprofiel
- Het signaleren van transacties die niet lijken te passen bij deelname aan kansspelen
Transacties die niet overeenkomen met de kenmerken van de speler of die niet kennelijk bedoeld zijn als deelname aan kansspelen, worden nader onderzocht en, indien nodig, aan een intensievere analyse onderworpen.
5. Compliance officer en interne procedures
Er zijn een of meerdere compliance officers aangewezen die onder meer verantwoordelijk zijn voor:
- Het monitoren van de naleving van dit beleid tegen witwassen en KYC
- Het analyseren van atypische transacties
- Het opstellen van schriftelijke rapporten over deze analyses
- Het doen van meldingen aan CTIF-CFI
Interne procedures, controles en maatregelen zijn schriftelijk vastgelegd, evenredig aan de omvang van de activiteiten en goedgekeurd door het senior management.
6. Meldplicht aan CTIF-CFI
Aan de Belgische financiële inlichtingeneenheid CTIF-CFI moet melding worden gedaan wanneer bekend is, wordt vermoed of redelijke gronden bestaan om te vermoeden dat:
- Fondsen, verrichtingen of gepoogde verrichtingen verband houden met witwassen van geld
- Fondsen, verrichtingen of gepoogde verrichtingen verband houden met financiering van terrorisme
De melding wordt gedaan door de compliance officer of een daartoe aangewezen persoon, bij voorkeur vóór de uitvoering van de transactie. Indien uitstel van de transactie onmogelijk is, wordt de melding onmiddellijk na uitvoering gedaan.
7. Schriftelijke rapportage
Een schriftelijk rapport wordt opgesteld in de volgende gevallen:
- Na analyse van een atypische transactie
- Wanneer de waakzaamheidsmaatregelen niet volledig kunnen worden nageleefd, bijvoorbeeld omdat de speler weigert informatie te verstrekken
Deze rapporten worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen.
8. Weigering van zakelijke relatie of transactie
Indien de identiteit van een speler niet kan worden vastgesteld of geverifieerd, wordt geweigerd:
- Een zakelijke relatie aan te gaan
- Een transactie uit te voeren
De speler wordt hiervan in kennis gesteld, met vermelding van welke aanvullende informatie of documentatie is vereist om aan de identificatieplicht te voldoen.
9. Bewaartermijn
De volgende documenten en gegevens worden gedurende 10 jaar bewaard:
- Identificatiegegevens van spelers, updates daarvan en kopieën van ondersteunende documenten (of verwijzingen daarnaar)
- Ondersteunende documenten en registratiegegevens van transacties die nodig zijn voor de reconstructie van verrichtingen
- Schriftelijke rapporten die zijn opgesteld na analyse van atypische transacties of in geval van onmogelijkheid om waakzaamheidsmaatregelen volledig na te leven
De bewaartermijn van 10 jaar is conform de vereisten van de Belgische Kansspelcommissie voor exploitanten van kansspelen en is strenger dan de internationale minimumtermijn van vijf jaar.
10. Opleiding en interne controle
Het personeel ontvangt regelmatig opleiding met betrekking tot procedures tegen witwassen en KYC, herkenning van signalen en wettelijke meldplichten. De interne controles worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast aan gewijzigde wetgeving, nieuwe richtsnoeren van de Kansspelcommissie of gewijzigde risico’s.
11. Samenwerking met autoriteiten
Er wordt volledig meegewerkt aan verzoeken en onderzoeken van de Belgische Kansspelcommissie, CTIF-CFI en andere bevoegde autoriteiten. Op verzoek wordt alle relevante documentatie en informatie verstrekt die nodig is voor de uitvoering van hun wettelijke taken.
12. Wijzigingen en actualisering
Dit beleid tegen witwassen en KYC wordt regelmatig herzien en geactualiseerd om te voldoen aan gewijzigde wet- en regelgeving, nieuwe richtsnoeren van toezichthouders en ontwikkelingen in de risico-omgeving. Wijzigingen worden intern gecommuniceerd en toegepast vanaf de datum van inwerkingtreding.
Voor vragen over dit beleid of over de toepassing van de procedures tegen witwassen en KYC kan contact worden opgenomen met de compliance officer via de daarvoor bestemde kanalen.